Rotinas da Administração de condomínios

A administração de um condomínio, independente do tamanho, não é tarefa fácil já que existem muitos itens de manutenção a serem observados, rotinas operacionais, funcionários, gestão administrativa, contábil, financeira, além de se relacionar bem com os condôminos e preocupar-se com o bem estar dos moradores.

Manutenções

Apesar de não ter personalidade jurídica, os condomínios têm o funcionamento bastante parecido com uma empresa cabendo ao gestor a manutenção de um ambiente organizado e funcional.

Para que isso aconteça, é preciso realizar manutenções de equipamentos, áreas de lazer, sistemas de segurança, para garantir que não haja problemas que impeçam o uso das áreas úteis pelos moradores, ou ainda, que problemas do condomínio não causem danos nas propriedades dos condôminos.

Relacionamento com os moradores

A relação com os moradores deve ser amistosa e incentivar a participação ativa, garantindo a presença do diálogo e da paciência. Essa atitude proporciona mais confiança e receptividade às decisões a serem tomadas para o bem de todos.

Também fazem parte da rotina do administrador de condomínio os imprevistos, que podem surgir a qualquer hora do dia ou da noite, e é preciso estar preparado e aberto para solucionar qualquer problema.

Uma dica para melhorar a comunicação interna entre os moradores e a administração é utilizar um sistema padronizado como e-mail, ou mensagem SMS, ou mesmo um grupo no WhatsApp. Dessa forma os moradores perceberão que estão sendo ouvidos e que receberão sua resposta ao problema assim que for possível.

Rotinas da Administração de condomínios

Rotinas da Administração de condomínios

Gerenciamento de funcionários

Um condomínio precisa contar com bons funcionários capacitados e que se empenhem no desenvolvimento de suas funções, pois eles normalmente são a primeira opção de contato dos moradores quando há algum problema no condomínio.

Preocupe-se em treinar adequadamente os funcionários e ofereça ferramentas de trabalho adequadas para que eles possam desempenhar bem a função. Além disso, saiba dar feedbacks construtivos para que os funcionários possam melhorar ou perceber no que precisam alterar o comportamento. Saiba também ouvir as colocações de seus funcionário,s que podem dar soluções criativas para problemas do cotidiano.

Controle financeiro

A saúde financeira do condomínio é essencial para o bom desempenho da gestão. Alguns pontos devem ser observados como a criação de um fundo de reserva, o acompanhamento do fluxo de caixa, o cálculo das despesas ordinárias e periódicas, por exemplo, entre muitas outras necessidades.

Muitas vezes a administração não faz um bom planejamento e acaba gastando mais recursos do que poderia.

Para realizar um bom planejamento é preciso listar todas as necessidades do condomínio e organizá-las de acordo com a prioridade, identificando o que pode ser realizado sem prejudicar o funcionamento dos outros serviços do condomínio. Quando as finanças estiverem em ordem você poderá fazer as reformas e benfeitorias desejadas.

Regras administrativas

Tudo o que é realizado pela administração do condomínio deve ser com o objetivo de satisfazer os moradores e proporcionar bem-estar. Dessa forma, as regras administrativas e direitos dos moradores devem seguir essa linha e pautar as decisões.

Uma das principais razões de discussão entre locadores e locatários é relacionada ao pagamento das taxas de condomínio. Sempre se surgir uma dúvida sobre quem deve arcar com o pagamento da taxa, é preciso verificar o fator gerador da despesa e identificar de quem é a obrigação de pagá-la.

Lista de Tarefas / Rotina Condominial

 Rotina diária

  • Verificar o livro de ocorrências do condomínio;
  • Observar plantas e a necessidade de cuidados como rega, poda e controle de pragas;
  • Observar a limpeza do hall de entrada e outras áreas de convivência, recolhimento de lixo, etc;
  • Verificar o funcionamento do sistema de segurança;
  • Verificar se as escadas estão desobstruídas;
  • Notificar moradores sobre objetos deixados na garagem ou na portaria;
  • Observar se há ruídos ou anormalidades no elevador;
  • Observar a filtragem e limpeza de piscinas;
  • Verificar os quadros de bombas de comando e tubulação em busca de possíveis vazamentos;

Rotina semanal

  • Acompanhar os lançamentos de despesas realizados pela administradora;
  • Realizar uma inspeção informal para identificar possíveis problemas logo no início;
  • Controle de PH das piscinas;
  • Verificar a integridade dos extintores de incêndio;
  • Verificar o funcionamento de geradores de energia;
  • Verificar a limpeza de reservatórios (inferior e superior);
  • Verificar a integridade dos brinquedos no playground;

Rotina quinzenal

  • A manutenção dos jardins precisa ser realizada a cada 15 dias;
  • Testar o funcionamento do gerador por 30 minutos;
  • Alternar a chave no painel elétrico para utilizá-las em sistema de rodízio;
  • Limpeza de ralos e grelhas das águas pluviais e calhas;

Rotina mensal

  • Acompanhar os casos de inadimplência e tomar medidas cabíveis relacionadas;
  • Acompanhar do controle financeiro;
  • Verificar se os atestados de segurança estão válidos;
  • Realizar o planejamento orçamentário do mês;
  • Observar o balancete do mês anterior;
  • Checar pagamentos de funcionários e despesas;
  • Checar os pagamentos de direitos trabalhistas;
  • Realizar manutenção nos elevadores;
  • Testar a iluminação de emergência;
  • Verificar as portas corta-fogo e realizar manutenções necessárias;
  • Verificar visualmente a conservação dos para-raios;
  • Realizar a lubrificação de portões automáticos;
  • Acompanhar a vistoria mensal do gerador;

Rotinas bimestrais

  • Rever contratos de manutenção (60 dias antes do reajuste) e iniciar a negociação;
  • Checar ferramentas de segurança do trabalho dos funcionários;
  • Testar bomba de incêndio;
  • Verificar iluminação de emergência com a realização de manutenção;
  • Realizar a manutenção e visita periódica das piscinas;

Rotinas trimestrais

  • Verificar e limpar as caixas de passagem de esgoto e águas pluviais;
  • Realizar manutenção nos equipamentos contra incêndio como portas corta-fogo e mangueiras;

Rotinas semestrais

  • Acionar as tubulações que não são usadas constantemente;
  • Testar abertura e fechamento de registros dos subsolos e cobertura;
  • Verificar ralos e sifões das louças;
  • Realizar a limpeza especializada das caixas d´água;

Rotinas anuais

  • Impressão de extratos de pagamento por funcionários do INSS e FGTS;
  • Verificação do envio da RAIS e DIRF;
  • Cronograma de pagamento de impostos e acordos sindicais;
  • Despesas de 13º salário;
  • Verificação do pagamento da taxa anual de licença de uso de elevadores;
  • Prestação de contas aos condôminos;
  • Dedetização e desratização;
  • Alvará de licença de funcionamento;
  • Vistoria de telhados, calhas e ralos externos antes do período de chuvas;
  • Recarga anual de extintores;
  • Teste anual das mangueiras contra incêndio;
  • Verificação das instalações de gás;
  • Solicitação da análise da qualidade da água;

Ocasionais

  • Realização de reuniões emergenciais;
  • Clarificação e decantação de piscinas;
  • Realizar a verificação do nível de óleo dos elevadores;
  • Inspeções de instalações elétricas;
  • Realizar a poda de formação nos jardins;

Algumas dicas podem otimizar a rotina da administração de um condomínio.

  1. Contrate uma boa administradora de condomínio: ela fornece o apoio necessário para a realização das tarefas, além de realizar a contabilidade, gestão de recursos humanos, cobranças e apoio jurídico;
  2. Fique atento à legislação: é preciso ter atenção às alterações nas normas relativas aos condomínios, federais, estaduais e municipais;
  3. Tenha um regulamento interno claro e abrangente: se todas as pessoas conseguirem compreender as regras do condomínio, serão menos frequente as situações em que a administração precisará intervir;
  4. Mantenha a organização: essencial para conseguir desempenhar bem a função;
  5. Saiba delegar tarefas: com tantas tarefas e atividades é importante que o administrador tenha funcionários competentes para quem possa delegar tarefas e dividir as atividades;
  6. Crie sistemas eficientes de comunicação com os moradores: isso evita mal entendidos;
  7. Terceirização de serviços: terceirize serviços de limpeza e segurança do condomínio para reduzir a quantidade de equipes a administrar;