Rotinas da Administração de condomínios

A administração de um condomínio, independente do tamanho, não é tarefa fácil já que existem muitos itens de manutenção a serem observados, rotinas operacionais, funcionários, gestão administrativa, contábil, financeira, além de se relacionar bem com os condôminos e preocupar-se com o bem estar dos moradores.

Manutenções

Apesar de não ter personalidade jurídica, os condomínios têm o funcionamento bastante parecido com uma empresa cabendo ao gestor a manutenção de um ambiente organizado e funcional.

Para que isso aconteça, é preciso realizar manutenções de equipamentos, áreas de lazer, sistemas de segurança, para garantir que não haja problemas que impeçam o uso das áreas úteis pelos moradores, ou ainda, que problemas do condomínio não causem danos nas propriedades dos condôminos.

Relacionamento com os moradores

A relação com os moradores deve ser amistosa e incentivar a participação ativa, garantindo a presença do diálogo e da paciência. Essa atitude proporciona mais confiança e receptividade às decisões a serem tomadas para o bem de todos.

Também fazem parte da rotina do administrador de condomínio os imprevistos, que podem surgir a qualquer hora do dia ou da noite, e é preciso estar preparado e aberto para solucionar qualquer problema.

Uma dica para melhorar a comunicação interna entre os moradores e a administração é utilizar um sistema padronizado como e-mail, ou mensagem SMS, ou mesmo um grupo no WhatsApp. Dessa forma os moradores perceberão que estão sendo ouvidos e que receberão sua resposta ao problema assim que for possível.

Gerenciamento de funcionários

Um condomínio precisa contar com bons funcionários capacitados e que se empenhem no desenvolvimento de suas funções, pois eles normalmente são a primeira opção de contato dos moradores quando há algum problema no condomínio.

Preocupe-se em treinar adequadamente os funcionários e ofereça ferramentas de trabalho adequadas para que eles possam desempenhar bem a função. Além disso, saiba dar feedbacks construtivos para que os funcionários possam melhorar ou perceber no que precisam alterar o comportamento. Saiba também ouvir as colocações de seus funcionário,s que podem dar soluções criativas para problemas do cotidiano.

Controle financeiro

A saúde financeira do condomínio é essencial para o bom desempenho da gestão. Alguns pontos devem ser observados como a criação de um fundo de reserva, o acompanhamento do fluxo de caixa, o cálculo das despesas ordinárias e periódicas, por exemplo, entre muitas outras necessidades.

Muitas vezes a administração não faz um bom planejamento e acaba gastando mais recursos do que poderia.

Para realizar um bom planejamento é preciso listar todas as necessidades do condomínio e organizá-las de acordo com a prioridade, identificando o que pode ser realizado sem prejudicar o funcionamento dos outros serviços do condomínio. Quando as finanças estiverem em ordem você poderá fazer as reformas e benfeitorias desejadas.

Regras administrativas

Tudo o que é realizado pela administração do condomínio deve ser com o objetivo de satisfazer os moradores e proporcionar bem-estar. Dessa forma, as regras administrativas e direitos dos moradores devem seguir essa linha e pautar as decisões.

Uma das principais razões de discussão entre locadores e locatários é relacionada ao pagamento das taxas de condomínio. Sempre se surgir uma dúvida sobre quem deve arcar com o pagamento da taxa, é preciso verificar o fator gerador da despesa e identificar de quem é a obrigação de pagá-la.

Lista de Tarefas / Rotina Condominial

 Rotina diária

• Verificar o livro de ocorrências do condomínio;
• Observar plantas e a necessidade de cuidados como rega, poda e controle de pragas;
• Observar a limpeza do hall de entrada e outras áreas de convivência, recolhimento de lixo, etc;
• Verificar o funcionamento do sistema de segurança;
• Verificar se as escadas estão desobstruídas;
• Notificar moradores sobre objetos deixados na garagem ou na portaria;
• Observar se há ruídos ou anormalidades no elevador;
• Observar a filtragem e limpeza de piscinas;
• Verificar os quadros de bombas de comando e tubulação em busca de possíveis vazamentos;

Rotina semanal

• Acompanhar os lançamentos de despesas realizados pela administradora;
• Realizar uma inspeção informal para identificar possíveis problemas logo no início;
• Controle de PH das piscinas;
• Verificar a integridade dos extintores de incêndio;
• Verificar o funcionamento de geradores de energia;
• Verificar a limpeza de reservatórios (inferior e superior);
• Verificar a integridade dos brinquedos no playground;

Rotina quinzenal

• A manutenção dos jardins precisa ser realizada a cada 15 dias;
• Testar o funcionamento do gerador por 30 minutos;
• Alternar a chave no painel elétrico para utilizá-las em sistema de rodízio;
• Limpeza de ralos e grelhas das águas pluviais e calhas;

Rotina mensal

• Acompanhar os casos de inadimplência e tomar medidas cabíveis relacionadas;
• Acompanhar do controle financeiro;
• Verificar se os atestados de segurança estão válidos;
• Realizar o planejamento orçamentário do mês;
• Observar o balancete do mês anterior;
• Checar pagamentos de funcionários e despesas;
• Checar os pagamentos de direitos trabalhistas;
• Realizar manutenção nos elevadores;
• Testar a iluminação de emergência;
• Verificar as portas corta-fogo e realizar manutenções necessárias;
• Verificar visualmente a conservação dos para-raios;
• Realizar a lubrificação de portões automáticos;
• Acompanhar a vistoria mensal do gerador;

Rotinas bimestrais

• Rever contratos de manutenção (60 dias antes do reajuste) e iniciar a negociação;
• Checar ferramentas de segurança do trabalho dos funcionários;
• Testar bomba de incêndio;
• Verificar iluminação de emergência com a realização de manutenção;
• Realizar a manutenção e visita periódica das piscinas;

Rotinas trimestrais

• Verificar e limpar as caixas de passagem de esgoto e águas pluviais;
• Realizar manutenção nos equipamentos contra incêndio como portas corta-fogo e mangueiras;

Rotinas semestrais

• Acionar as tubulações que não são usadas constantemente;
• Testar abertura e fechamento de registros dos subsolos e cobertura;
• Verificar ralos e sifões das louças;
• Realizar a limpeza especializada das caixas d´água;

Rotinas anuais

• Impressão de extratos de pagamento por funcionários do INSS e FGTS;
• Verificação do envio da RAIS e DIRF;
• Cronograma de pagamento de impostos e acordos sindicais;
• Despesas de 13º salário;
• Verificação do pagamento da taxa anual de licença de uso de elevadores;
• Prestação de contas aos condôminos;
• Dedetização e desratização;
• Alvará de licença de funcionamento;
• Vistoria de telhados, calhas e ralos externos antes do período de chuvas;
• Recarga anual de extintores;
• Teste anual das mangueiras contra incêndio;
• Verificação das instalações de gás;
• Solicitação da análise da qualidade da água;

Ocasionais

• Realização de reuniões emergenciais;
• Clarificação e decantação de piscinas;
• Realizar a verificação do nível de óleo dos elevadores;
• Inspeções de instalações elétricas;
• Realizar a poda de formação nos jardins;

Algumas dicas podem otimizar a rotina da administração de um condomínio.

1. Contrate uma boa administradora de condomínio: ela fornece o apoio necessário para a realização das tarefas, além de realizar a contabilidade, gestão de recursos humanos, cobranças e apoio jurídico;
2. Fique atento à legislação: é preciso ter atenção às alterações nas normas relativas aos condomínios, federais, estaduais e municipais;
3. Tenha um regulamento interno claro e abrangente: se todas as pessoas conseguirem compreender as regras do condomínio, serão menos frequente as situações em que a administração precisará intervir;
4. Mantenha a organização: essencial para conseguir desempenhar bem a função;
5. Saiba delegar tarefas: com tantas tarefas e atividades é importante que o administrador tenha funcionários competentes para quem possa delegar tarefas e dividir as atividades;
6. Crie sistemas eficientes de comunicação com os moradores: isso evita mal entendidos;
7. Terceirização de serviços: terceirize serviços de limpeza e segurança do condomínio para reduzir a quantidade de equipes a administrar;