Hoje em dia a administração de um condomínio é bastante parecida com a administração de empresas em geral. E sendo assim, é preciso muita atenção e cuidado com detalhes para que todas as atividades estejam dentro da lei, respeitando os direitos de todos os moradores e funcionários, e mantendo uma reserva financeira para eventuais problemas que possam surgir.

Quem assume a função de síndico de um condomínio muitas vezes não possui todos os conhecimentos necessários, e logo se depara com questões contábeis, trabalhistas, cíveis, além das famosas mediações de conflitos sempre presentes, que devem ser feitas com muito respeito e imparcialidade.

As dificuldades da função

A administração de um condomínio é cheia de imprevistos e a rotina do síndico normalmente acompanha a correria. São muitos apartamentos, pessoas, problemas, cuidados que precisam de atenção que, se o síndico não tiver um sistema de organização, é bem provável que se perca em meio a tantos afazeres e, no final, a situação pode sair do controle.

Lembrar-se do morador que reservou o salão de festas, ou o uso da quadra de esporte, lidar com a ausência do porteiro, briga entre vizinhos, além dos gastos com água, luz e todos os demais pagamentos são parte do dia-a-dia dos síndicos.

Para que tudo funcione corretamente em seu condomínio ou em sua administradora de condomínios, é essencial a contratação de sistema de gestão de condomínios especializado, que ajude a organizar todas estas informações e facilitar a gestão social quanto financeira. Lembramos que, apesar de se assemelhar a uma empresa, os condomínios tem particularidades que somente sistemas de gestão de condomínios especializados estão preparados para lidar com as questões financeiras e sociais de um condomínio.

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Todos precisam de agilidade e informações certas. No caso dos síndicos e conselheiros, essa necessidade é grande, porque depende delas a tomada de decisões adequadas, a transparência no condomínio, a identificação e tratativa de problemas internos e externos. Já para os moradores, é essencial acompanhar o que acontece com seu patrimônio e poder contribuir ativamente para melhoria de seu condomínio. Assim, contar com um sistema eficaz de gestão, tano financeira quanto gestão social de condomínios, é quase uma obrigação do condomínio hoje em dia.

Vantagens do uso de software de gestão de condomínios e gestão social de condomínios

Praticidade

O acompanhamento e solução de problemas podem sem feitos de maneira bastante simples através da internet, e ainda agendamentos de assembleias e reuniões de condôminos, além de facilitar a notificação dos mesmos. Essa praticidade economiza tempo dos moradores e do síndico, e pode gerar muito mais adesão dos condôminos, que poderão acessar as informações no momento que dispuserem.

Reserva de áreas comuns ao prédio

Quem nunca passou por algum problema na hora de reservar o salão de festas do prédio, ou a churrasqueira, enfim, qualquer ambiente que seja comum a todos os moradores. Apesar de não parecer, erros de comunicação podem tornar essa simples tarefa em algo bastante complicado.

Mas com um sistema de gestão de condomínios o registro das reservas se torna muito fácil, pois a visualização da agenda pode ser disponibilizada a todos aos condôminos virtualmente.

Acompanhar os gastos do condomínio

Esse é outro ponto em que um sistema de gestão auxilia bastante. Dependendo do tamanho do condomínio, organizar todos os documentos, contas, papelada pode ser bem complicado. E após fazer tudo isso, o relatório deve ser divulgado para todos os condôminos para que não haja problemas de suspeitas de fraudes ou gastos indevidos.

Com um software de gestão de condomínios, o compartilhamento de documentos e comunicados é feito online, a geração de relatórios e a previsão de gastos (fluxo de caixa) dos meses seguintes também, tornando-se muito fácil.

Transparência

Não há nada mais desagradável em um condomínio do que as intrigas e desconfiança dos moradores sobre a gestão financeira do síndico. Por isso os bons gestores sentem  uma preocupação muito grande em tornar a administração o mais transparente possível, oferecendo todas as informações do prédio de maneira facilitada.

O software de gestão de condomínio ajuda muito nessa tarefa com a publicação das informações e o acesso irrestrito dos condôminos às despesas do condomínio.

Economia e sustentabilidade

Um software de gestão de condomínios ajuda a eliminar grande quantidade de papel, reduz custos tanto para os administradores quando pra o condomínio, além de agilizar e dar maior segurança em todos as atividades. Hoje um dos ativos que temos é nosso tempo e um software de gestão de condomínios pode reduzir muito o tempo gasto por todos no acompanhamento da gestão e solicitação de serviços.

Com o sistema de gestão de condomínio quase todas as atividades podem ser realizadas online, desde a prestação e contas até a convocação para uma reunião, tudo pode ser feito com poucos cliques e a informação disponibilizada é a mesma para todos os destinatários.

 

Comunicação do Síndico com os Condôminos

É possível criar um canal de atendimento direto entre moradores e o síndico, onde os primeiros poderão registrar sugestões ou reclamações, favorecendo também a transparência. Uma ideia legal é abrir um fórum de discussões sobre temas específicos onde todos os condôminos poderão dar ideias e opinar sobre o tema proposto.

Essa forma de comunicação é altamente eficaz e frequentemente diminui os conflitos e desentendimentos entre os moradores, principalmente quando estamos discutindo assuntos que serão posteriormente tratados em assembleia.

Otimização de Processos

Com todas as informações sobre o condomínio visíveis fica bem mais fácil distribuir funções e tarefas às equipes internas do condomínio, e cada setor pode ajudar os outros.

Quando o gestor tem acesso preciso as informações de sua empresa ou condomínio, é muito mais fácil implementar um processo de melhoria contínua, além de beneficiar equipes auto-gerenciadas, que podem se ajudar, melhorando seus indicadores.

Como escolher um sistema de gestão de condomínio

Hoje em dia existem diversas empresas que oferecem softwares de gestão de condomínio, muitos focados em apenas um lado da moeda: uns beneficiam a gestão interna, outros somente os moradores.

Um software de gestão de condomínios completo deve proporcionar a administração ferramentas para agilizar seus processos e interfaces para compartilhar informações e receber feedback de seus condomínios.

Um ponto chave na escolha de uma plataforma adequada é entender o esforço necessário para manter as informações em ordem. Muitos sistemas nos obrigam a imputar informações a todo momento, e este esforço para manter tudo atualizado pode ser muito custoso ou tornar o processo inviável.

A plataforma CondoSocial  utiliza os serviços em nuvem Microsoft Azure, que é considerada hoje a mais segura do mercado. Conheça o que nossa plataforma pode fazer pelo seu negócio.

É importante também entender como novas demandas no sistemas são tratadas pela equipe de desenvolvimento. Muitas empresas que fornecem software de gestão de condomínios tem produtos fechados ou cobram valores absurdos para atendimento destas demandas, simplesmente para não ter nenhum esforço para evolução pontual do produto.

Outro ponto chave é sobre a segurança das informações. Entender como a plataforma deste software funciona, quais fornecedores de infra-estrutura eles trabalham é importante para entender a qualidade dos serviços.

Uma característica desses sistemas é serem especializados no nicho de mercado condominial, sendo bem diferentes de sistemas genéricos adaptados.  Os profissionais que criam o software avaliam as funcionalidades ideais para suprir as necessidades da gestão de condomínio, e estão constantemente pensando em melhorias.