Afinal, o que faz uma administradora de condomínios?

O estilo de vida das pessoas mudou bastante nos últimos anos e cada vez mais elas buscam opções de moradia que proporcionem segurança, conforto, praticidade e lazer. Cada vez mais são construídos grandes condomínios para atender essa demanda.

Administrar um condomínio é uma atividade bastante complexa que exige domínio de diversas competências em setores diferentes. A competência principal é do síndico, eleito pelos moradores, e justamente devido a enorme gama de responsabilidades, em alguns casos é extremamente indicada a contratação de uma empresa de administração terceirizada.

Mas aí entra a dúvida comum de quem pensa em contratar uma administradora de condomínios, até que ponto vai a obrigação de cada um?

De maneira simplista, a responsabilidade do síndico é relacionada aos eventos estratégicos da gestão, enquanto a administradora tem a responsabilidade de auxiliar o síndico nas funções administrativas e no cumprimento das obrigações legais do condomínio.

Quando um condomínio escolhe uma administradora para ajudar nas funções do síndico deve ser realizado um contrato onde estarão relacionadas todas as atribuições de cada parte, para evitar futuros questionamentos.

O síndico é o representante legal do condomínio em todas as esferas: administrativa, judicial e condominial e deve prestar contas sobre sua gestão sempre que lhe for solicitado.

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O papel da administradora

A administradora tem um papel muito importante para o melhor rendimento da função do síndico e, consequentemente para o melhor funcionamento do condomínio. Ela será responsável pelas atribuições relacionadas às questões jurídicas, administrativas, de recursos humanos, contábeis e financeiras.

A administradora é o canal seguro entre os condôminos e a gestão do condomínio e proporciona a organização necessária para que o condomínio funcione perfeitamente.

Vantagens de contratar uma empresa de administração

As principais vantagens em contratar uma administradora estão relacionadas à delegação de funções, que permitirá que o síndico trabalhe de maneira mais segura, sem se preocupar com as questões de contabilidade, planejamento financeiro e pagamentos.

  • Gestão global eficiente do condomínio;
  • Auxílio das funções administrativas e operacionais;
  • Redução do volume de tarefas e responsabilidades para o síndico;
  • Controle dos documentos contábeis e legais;
  • Serviços adequados às necessidades dos moradores;
  • Funcionários qualificados;
  • Redução de gastos;
  • Redução de riscos de penalidades legais;
  • Consultoria em assembleia;
  • Contratação de seguros;
  • Emissão de boletos;

Como escolher uma administradora de condomínio?

A primeira etapa da escolha de uma administradora de condomínios é a convocação de uma assembleia para discutir o assunto. Se a maioria concordar que será melhor para o condomínio dividir a gestão entre o síndico e a administradora, será a hora de escolher a empresa.

Ao buscar por empresas para administrar o condomínio é importante considerar algumas questões:

  • Definir quais funções a administradora exercerá: o valor cobrado será proporcional à quantidade de serviços prestados;
  • Pesquisar, no mínimo, três empresas e avalia o melhor custo-benefício;
  • Visitar as empresas que atenderem às exigências e alguns dos prédios administrados;
  • Pesquisar a idoneidade da empresa: verifique se há ações civis, trabalhistas ou criminais contra a empresa e seus sócios, e solicite certidões negativas de débito;

Ao redigir o contrato de prestação de serviços, é preciso estabelecer garantias para o cumprimento do contrato, penalidades e hipóteses de rescisão. O ideal é que um advogado auxilie nesse processo.

Atribuições de uma administradora de condomínios

As atividades da administradora de condomínios podem ser muitos, é preciso que o condomínio defina com a administradora quais serviços serão contratados e quais se manterão a cargo do síndico. As atividades da administradora podem ser:

     GESTÃO ADMINISTRATIVA

  • Atendimentos aos condôminos.
  • Controle de mandatos do corpo diretivos – síndicos e conselho consultivo.
  • Serviço de malote para correspondência do condomínio.
  • Emissão e distribuição de correspondências internas (circulares, editais, atas).
  • Presença nas assembleias.
  • Transcrição das atas no livro próprio e registro no cartório de títulos e documentos.
  • Coleta de orçamentos de obras e serviços.
  • Atendimento a fornecedores.
  • Elaboração de planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços.
  • Gerenciamento do seguro de incêndio e de responsabilidade civil.
  • Acompanhamento da liquidação de sinistros.
  • Gestão dos equipamentos de segurança.
  • Acompanhamento do consumo de água, energia e gás do condomínio.
  • Administração da locação de espaços comuns e de recreação do prédio.
  • Gestão de contratos de manutenção e prestação de serviços terceirizados.
  • Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios.
  • Controle de acesso de funcionários e segurança.

    RECURSOS HUMANOS

  • Recrutamento de funcionários.
  • Seleção de funcionários com pesquisa cadastral.
  • Admissão e procedimentos de registro.
  • Contrato de experiência.
  • Treinamento de funcionários – interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.
  • Atualização das fichas de registro dos funcionários.
  • Atualização das carteiras profissionais.
  • Declarações para fins de concessão de aposentadoria.
  • Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios.
  • Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença.
  • CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.
  • Formalização de advertências disciplinares.
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
  • Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho.
  • Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle.
  • Salário-família – controle/concessão.
  • Controle das horas extras com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico.
  • Elaboração da folha de pagamento.
  • Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários.
  • Elaboração da folha de pagamento do 13º salário.
  • Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS).
  • Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS.
  • Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP.
  • Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal.
  • Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal.
  • Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados.
  • PIS – cadastramento e elaboração das guias e recolhimento.
  • Emissão dos informes de rendimentos.
  • Livro de inspeção trabalhista.
  • Aquisição e controle de uniformes.
  • Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias.
  • Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado).
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
  • Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.
  • DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte.
  • Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho.
  • Inscrição/renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador.
  • Vale alimentação/refeição.
  • Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.
  • CIPA – Atendimento à NR-5.
  • EPI – Atendimento à NR-6.
  • PCMSO – Atendimento à NR-7.
  • PPRA – Atendimento à NR-9.
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário.
  • LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho.

     GESTÃO FINANCEIRA

  • Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.
  • Elaboração do quadro de rateio das despesas.
  • Emissão dos recibos/boletos bancários.
  • Controle dos pagamentos das cotas condominiais
  • Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.
  • Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.
  • Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.
  • Conciliação da conta bancária.
  • Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.
  • Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.
  • Prestação de contas mensais – contas ordinária, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.
  • Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.
  • Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.
  • Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.
  • Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

    APOIO JURÍDICO

     Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios

  • Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.
  • Emissão de notificações extrajudiciais e judiciais.
  • Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio.
  • Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.
  • Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..
  • Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas
  • Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.
  • Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias.
  • Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais.