5 dicas fundamentais de administração de condomínios

Administrar condomínios é uma tarefa complexa e difícil, pois envolvem muitos itens que precisam ser geridos, bem como a manutenção, o gerenciamento de pessoal, a administração, a contabilidade e outras atividades. O síndico precisa estar sempre atento às demandas do condomínio e dos condôminos para resolver imprevistos e garantir o bem-estar dos moradores.

Com tantas atribuições é muito fácil se sentir perdido no início das atividades, principalmente quando é a primeira vez que se exercer a função de administrar condomínios. Pensando nisso selecionamos dicas para melhorar e ajudar quem quer administrar condomínios.

Administrar Condomínios

Mantenha as informações financeiras do Condomínio sempre atualizadas.

Dica 1: Paciência

Quem precisa lidar com muitas pessoas precisa de muita paciência, isso é certo. Quando o assunto é a moradia dos condôminos as decisões que serão tomadas exigem a opinião da maioria e é preciso manter a paciência. Ter calmar é essencial para evitar problemas.

O administrador de um condomínio dever prestar seus serviços com ética, firmeza e justiça sempre, com objetivo de fazer o melhor para todos. É preciso realizar o exercício constante de buscar soluções e não culpados.

A boa comunicação também deve ser uma preocupação do administrador de condomínios. A boa convivência entre os condôminos e também com a administração depende do acolhimento e respeito de regras. É precisam que as regras sejam plenamente divulgadas e esclarecidas a todos.

Dica 2: Organize o setor administrativo

O controle administrativo de qualquer empresa é sempre uma tarefa difícil e o funcionamento de um condomínio é bem semelhante a uma empresa. O administrador do condomínio é responsável pelo pagamento dos funcionários e pela manutenção dos espaços. Algumas questões devem estar sempre em dia:

  • Salário dos funcionários;
  • Contas de água e luz;
  • Impostos e taxas;
  • Fornecedores;

Outras questões são essenciais também para o bom funcionamento do condomínio:

  • Redação de atas e circulares que registram as decisões do condomínio e avisam sobre situações relevantes;
  • Representar o imóvel nos órgãos públicos e trabalhistas quando necessário;
  • Emitir boletos referentes às taxas dos condomínios;
  • Selecionar e treinar funcionários para as funções do condomínio;

Dica 3: Contrate serviços de manutenção predial

As áreas comuns do condomínio sempre precisam de alguma manutenção e o síndico dever ter bastante atenção na contratação desse serviço para garantir a qualidade na execução da obra e também a segurança dos moradores.

No caso de obras, exija a identificação dos funcionários que frequentarão o condomínio e solicite que sejam utilizados crachás com foto, alertando os porteiros sobre a permissão de entrada dessas pessoas.

Dica 4: Tenha assessoria jurídica e contábil

O condomínio pode ter demandas judiciais que precisam do acompanhamento de um advogado. E as questões contábeis também podem ser bastante complexas. É aconselhável ter a assessoria de um escritório de contabilidade ou um software de gestão que ajudará a manter as obrigações em dia, além de facilitar o acompanhamento das finanças.

Dica 5: Prestação de contas

O administrador do condomínio tem a obrigação de prestar contas de todas as ações do prédio periodicamente, mantendo tudo organizado e transparente aos moradores. Fazem parte das atribuições do síndico:

  • Manter um valor de caixa emergencial ou fundo de reserva, não permitindo que o saldo fique negativo;
  • Propor soluções para resolver questões de inadimplência evitando ações judiciais no que for possível;
  • Solicitar orçamentos de, no mínimo, 3 empresas antes de realizar algum serviço no condomínio;
  • Sempre solicitar notas fiscais e comprovantes de serviços e produtos adquiridos;

A função de administrador de condomínio é bastante complexa e exige muitas habilidades e disposição para adquirir os conhecimentos necessários. Além disso, utilizar a tecnologia e contar com a ajuda de especialistas pode ser um diferencial no seu trabalho. Mantenha-se sempre acessível aos condôminos para receber o auxílio deles nas questões principais dessa gestão.