Neste artigo vamos falar um pouco mais sobre acompanhamento da saúde financeira da sua empresa. Você vai perceber como um pequeno acompanhamento diário e organizado pode ajudar a melhorar a gestão e saúde financeira da sua empresa.

Não é muito difícil encontrar empresários tão imersos nas obrigações do dia-a-dia que acabam se esquecendo de cuidar da gestão financeira das suas empresas. Muitos acreditam que é uma tarefa complexa e com grande necessidade de tempo, mas não precisa ser assim.

O tempo dedicado ás finanças prepara a empresa para um crescimento saudável, com visão clara sobre capacidade produtiva, capacidade de expansão, lucro e prejuízo, dentre outras.

Logicamente, existem diferenças entre a gestão financeira de grandes empresas ou de micro e pequenos negócios, mas os objetivos principais são os mesmos e alguns fundamentos também. Hoje vamos entender um pouco melhor a importância de acompanhar de perto as contas da empresa e algumas ferramentas importantes para seu negócio.

Gestão Financeira

É uma realidade que muitas empresas não possuem um eficiente sistema de gestão financeira, quando acabam o mês com o saldo positivo, logo acreditam que estão tendo um lucro sustentável.

Quando falamos em sistema de gestão financeira não estamos somente nos referindo à sistemas computacionais que utilizamos no dia a dia, mas a sistemática de controle na ponta do lápis das finanças.

Sem um mínimo de controle e análise financeira das empresas, alguns cenários positivos ou negativos em um mês podem dar a falsa ilusão que um negócio é lucrativo ou não. Por isso temos que aprender a controlar e analisar o desempenho financeiro da empresa.

Saiba mais sobre planejamento financeiro de condomínios neste link.

Para avaliar a real situação e impedir que ocorram surpresas no caminho, devemos acompanhar as contas da empresa, entradas e saídas, custos, despesas e recebimentos, enfim instituir a gestão financeira do negócio. Todos os processos da empresa, desde recursos humanos, ao controle de estoque e comunicação, são diretamente relacionados com o controle financeiro.

Gestão financeira é um conjunto de ações administrativas que estão relacionadas a planejamento, análise e controle de todas as atividades financeiras de uma empresa.

O seu principal objetivo é potencializar os resultados positivos gerados pela empresa, aumentando o valor do patrimônio através da geração de lucro líquido. A gestão financeira eficiente permite antecipar situações de risco para a empresa e identificar o melhor momento para realizar investimentos.

 

Principais funções da administração financeira

  • Analisar os resultados e planejar as atitudes financeiras necessárias para conquistar melhorias;
  • Analisar e negociar a captação de investimentos necessários, e a sua posterior aplicação na empresa;
  • Analisar a concessão de crédito de clientes e realizar o recebimento dos créditos concedidos;
  • Controlar recebimentos e pagamentos, fazendo o acompanhamento do saldo de caixa, inclusive das contas a receber e a pagar, relativas a valores de impostos, de vendas e despesas efetuadas a prazo;

 

Principais dificuldades de implantar uma gestão financeira eficiente

Apesar da inegável importância de estabelecer um controle financeiro na empresa, muitas delas não conseguem colocar em prática essa medida, e as principais razões apresentadas são:

  • Inexistência de registros financeiros (saldos, valores de estoque, contas a receber e pagar, despesas fixas e variáveis);
  • Não compreender os custos das fontes de financiamento;
  • Não compreender os ciclos financeiro e operacional;
  • Não compreender sobre a necessidade de capital de giro, sobre o financiamento dele;
  • Falta de integração entre as políticas de venda e financeira;
  • Não ter política de estoque e não compreender o valor do estoque (dinheiro parado também tem custo);
  • Não acompanhar relatórios mensais sobre resultados da empresa;
  • Cálculo equivocado de preços de venda;
  • Não saber o patrimônio da empresa;
  • Não definir os valores das retiradas mensais dos sócios da empresa;
  • Falta de experiência em administração financeira;

 

Como iniciar a gestão financeira e melhor a saúde financeira da sua empresa ?

1.Saiba separar os custos e as despesas

Custos e despesas são frequentemente confundidos entre si, mas apesar de serem desembolso, os dois  possuem propósitos completamente diferentes.

Custos são os gastos diretamente relacionados com a produção ou comercialização dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Uma maneira simples de identifica-los é pensar em valores que variam quando a produção (produto ou serviço) varia (matéria-prima, frete, comissões de vendedores, etc).

Despesas são os gastos vinculados que estão relacionados diretamente com atividades para manter a atividade da empresa e podem ser identificados como gastos que terão que ser feitos independente de qualquer venda ou produção (aluguel, salários, contas de consumo, etc).

2. Entenda a diferença entre Regime de Caixa e Regime de Competência

Compreender a diferença entre os dois regimes é essencial para analisar corretamente os relatórios que o administrador financeiro irá entregar. O regime de caixa é o mais simples, onde você considera o gasto, ou o recebimento, no dia em que ele ocorreu.

Nesse regime, os valores das compras parceladas são lançados apenas nas datas em que acontecerem os débitos, nas datas do pagamento efetivamente.

O regime de competências é um pouco pais complexo porque você deve usar como lançamento a data em que aconteceu a despesa, ou receita competente, não importando para isso a data do efetivo pagamento. No caso de compras parceladas, o valor total deverá ser lançado na data da aquisição, sem considerar que as parcelas impactarão mensalmente o orçamento.

Em resumo, regime de caixa deve ser considerada a data do pagamento, no regime de competência a data da realização do ato.

Um exemplo simples que podemos dar sobre a importância de entender as visões diferentes que oferecem é uma análise de sazonalidade. Em determinada época do ano a empresa precisa comprar mais matéria prima para atender ao aumento da demanda. Se o regime analisado for por Caixa, pode dar uma ideia que as compras de matéria prima não ocorrem em maior quantidade em uma determinada época, já que o pagamento foi parcelado. Já por regime de competência, toda a compra será registrada no mês que ocorreu, dando uma visão diferente ao administrador.

3. Acompanhe o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) mensalmente

O DRE é calculado com base no regime de competências, e nele estarão consideradas as receitas e despesas, organizados em categorias. A conclusão do relatório indica se a sua empresa deu lucro ou prejuízo, entre outros resultados de análises.

Esse demonstrativo também apresenta outros indicadores interessantes como ponto de equilíbrio, margem de contribuição, lucratividade, entre outros. O DRE serve principalmente para auxiliar no planejamento orçamentário.

4. Acompanhe o Fluxo de Caixa da empresa

O fluxo de caixa é a ferramenta de controle financeiro mais importante. É aquele que você deve acompanhar fielmente, caso não tenha tempo para olhar mais nada.

Saiba mais sobre a importância do fluxo de caixa na gestão das empresas. 

Pode parecer estranho, mas existem casos em que a empresa ‘quebra’, mesmo dando lucro, e quem vai avisar sobre essa situação é o fluxo de caixa. Essa possibilidade pode ocorrer quando uma empresa vende muito a prazo, e por isso o DRE (que demonstra as operações pela data da ocorrência) mostra lucro, mas se suas despesas vencerem antes do recebimento das parcelas a prazo, sua empresa ficará sem capital de giro e dependerá de dinheiro externo para sanar as dívidas e realizar reposição de estoque.

Para o fluxo de caixa usamos o regime de caixa, e dessa forma o relatório demonstrará como será o saldo financeiro ao longo do tempo, sendo possível prever buracos no orçamento e agir antecipadamente para evitá-los. O ideal é alimentar o fluxo de caixa diariamente ou, pelo menos uma vez na semana, e ele deve projetar, no mínimo, os próximos 90 dias.

 

Resumindo…

Uma gestão financeira eficiente apresenta, pelo menos, os relatórios DRE e fluxo de caixa, que darão a você uma visão contábil do que aconteceu e do que vai acontecer nos próximos meses. Os dois são extremamente importantes para uma avaliação adequada da situação da empresa, mas se você for muito atarefado e só tiver tempo de analisar um deles, escolha o fluxo de caixa, que mostra o futuro imediato da empresa.

Inicialmente esses relatórios podem ser difíceis de serem incorporados no dia-a-dia da empresa, mas são essenciais e, assim que isso tenha ocorrido, procure assimilar os outros conceitos também. Com pequenas medidas a gestão financeira da sua empresa pode melhorar consideravelmente e com o passar do tempo você verá que a parte mais difícil da gestão financeira não é a leitura e entendimento dos relatórios, que com prática tornam-se fáceis, e sim a organização de todas as informações necessárias. Mas não desista, enfrente essa dificuldade e tome as rédeas financeiras da sua empresa.